長い文章を書くとき、内容はしっかりしているのに「読みにくい」と感じられてしまうことがあります。
伝えたいことがたくさんあるほど、説明を足したくなりますし、丁寧に書こうとして文が長くなることもあります。
ですが、情報量が多いことと、読みにくいことは同じではありません。
長い文章でも、少し整えるだけで、ぐっと読みやすくなります。
大切なのは、内容を減らすことよりも、読み手が追いやすい形にすること です。
この記事では、長い文章を読みやすくするための 3つの工夫 を紹介します。
長い文章が読みにくくなる理由
まず、なぜ長い文章は読みにくくなりやすいのでしょうか。
よくある原因は次のようなものです。
- 一文が長すぎる
- 何が大事なのか見えにくい
- 話題が次々に変わる
- 文章の区切りが少ない
- 同じような言い回しが続く
つまり、文章が長いことそのものよりも、どこで区切ればよいか、何に注目すればよいかが見えにくいこと が問題になりやすいのです。
そこで役立つのが、次の3つの工夫です。
1. 一文を短くする
長い文章を読みやすくするうえで、まず効果が大きいのが 一文を短くすること です。
一文が長いと、読み手は途中で「結局何が言いたいのだろう」と感じやすくなります。
特に、説明をいくつもつなげたり、接続詞を重ねたりすると、文の終わりまで意味をつかみにくくなります。
読みにくい例
本日は、先日ご相談いただいた件について、社内で確認を進めた結果、いくつか調整が必要な点が見つかりましたので、その内容を共有させていただくためにご連絡いたしました。
内容は丁寧ですが、少し長くて重たく見えます。
整えた例
本日は、先日ご相談いただいた件についてご連絡いたしました。
社内で確認を進めたところ、いくつか調整が必要な点が見つかりました。
以下に内容を共有いたします。
このように分けるだけで、かなり読みやすくなります。
工夫のポイント
- 1文に1つの内容を入れる
- 長くなったら、思い切って句点で区切る
- 「〜ので」「〜が」「〜ため」を重ねすぎない
「丁寧に書く」と「長く書く」は同じではありません。
短く区切ったほうが、かえって丁寧に伝わることも多いです。
2. 話のまとまりごとに段落を分ける
文章が長くなるときは、段落の分け方 もとても大切です。
内容が変わっているのに段落がずっと続いていると、読み手はどこまでが同じ話なのか分かりにくくなります。
逆に、話のまとまりごとに段落が分かれていると、視線が止まりやすくなり、理解もしやすくなります。
こんなときは段落を分ける
- 話題が変わるとき
- 理由から結論に移るとき
- 例を出すとき
- 注意点を伝えるとき
- まとめに入るとき
読みにくい例
クッション言葉は便利ですが、使いすぎると文章が重たく見えることがあります。相手への配慮を示したい気持ちが強いと、いくつも重ねてしまうことがありますが、それによってかえって本題が見えにくくなることがあります。そのため、必要なところだけに使うことが大切です。特に依頼や断りなど、配慮が必要な場面で使うと効果的です。
整えた例
クッション言葉は便利ですが、使いすぎると文章が重たく見えることがあります。
相手への配慮を示したい気持ちが強いと、いくつも重ねてしまうことがあります。
しかし、それによって本題が見えにくくなることもあります。
そのため、クッション言葉は必要なところだけに使うことが大切です。
特に、依頼や断りなど、配慮が必要な場面で使うと効果的です。
内容はほぼ同じでも、段落が分かれるだけで、ぐっと読みやすくなります。
工夫のポイント
- 3〜5文くらいで一度区切る意識を持つ
- 1つの段落では1つの話題にしぼる
- 見た目のかたまりを小さくする
文章は、内容だけでなく、見た目の印象も読みやすさに影響します。
3. 最初に「何について書くのか」を見せる
長い文章を読みにくく感じるのは、どこに向かって読めばよいか分からないとき です。
そこで役立つのが、最初にテーマや結論を見せることです。
たとえば、
- この記事では〇〇を紹介します
- ポイントは3つあります
- まず結論からお伝えします
こうした一文があるだけで、読み手は内容の見通しを持ちやすくなります。
読みにくい例
文章を読みやすくするにはいくつか方法があります。文の長さや構成、段落の作り方、見せ方など、意識する点はいろいろありますが、どれも少しずつ大切です。
何についてどう書かれるのかが、少し見えにくい書き出しです。
整えた例
長い文章を読みやすくするには、次の3つが効果的です。
- 一文を短くする
- 段落を分ける
- 最初にテーマを示す
この3つを意識するだけで、文章はかなり読みやすくなります。
先に道筋を見せることで、読み手は安心して読み進められます。
工夫のポイント
- 冒頭でテーマをはっきり示す
- 見出しや箇条書きを活用する
- 文章全体の流れを先に伝える
長い文章ほど、「何が書いてあるのか」を先に見せることが大切です。
3つの工夫をまとめると
長い文章を読みやすくする工夫は、次の3つです。
- 一文を短くする
- 話のまとまりごとに段落を分ける
- 最初にテーマや流れを示す
どれも特別な技術ではありませんが、効果は大きいです。
むずかしい表現を使わなくても、この3つを意識するだけで文章はかなり整います。
読みやすい文章にするための小さな見直しポイント
書いたあとに、次の点を見直すだけでも、読みやすさは上がりやすくなります。
- 一文が長すぎないか
- 同じ段落に話を詰め込みすぎていないか
- 最初に何の話か見えているか
- 読み手が途中で迷いそうなところはないか
- 声に出して読んだときに息が長すぎないか
自分で読んで少し苦しいと感じる文章は、相手にとっても重たく感じられることが多いです。
まとめ
長い文章を読みやすくするには、内容を減らすことよりも、読み手が追いやすい形に整えること が大切です。
意識したい3つの工夫は次のとおりです。
- 一文を短くする
- 話のまとまりごとに段落を分ける
- 最初にテーマや流れを示す
文章は、少し整えるだけで印象が大きく変わります。
長くても読みやすい文章は、情報が多いのではなく、整理されている文章 です。
まずは、
「一文を短くする」
「段落を分ける」
この2つから意識するだけでも、かなり読みやすくなります。
