相談したいことがあるのに、いざ話そうとすると、うまくまとまらないことはありませんか。
自分では困っていることがはっきりしているつもりでも、相手に話してみると、
「何に困っているのか少しわかりにくい」
「結局どうしてほしいのか見えにくい」
と言われてしまうことがあります。
相談は、気持ちをそのまま伝えるだけでも意味はあります。
ただ、少し整理して伝えるだけで、相手は状況を理解しやすくなり、より的確に答えやすくなります。
この記事では、相談するときの伝え方をわかりやすくするためのポイントを紹介します。
相談がわかりにくくなりやすい理由
相談が伝わりにくくなるのは、話す内容が多すぎるからだけではありません。
多くの場合は、相手が知りたい順番で伝わっていないこと が原因です。
たとえば、次のような状態だと、相談はわかりにくくなりやすいです。
- 背景説明が長く、結論が見えない
- 何に困っているのかがはっきりしない
- 事実と気持ちが混ざっている
- 相談なのか報告なのか分かりにくい
- 最後にどうしてほしいのかが見えない
相談では、思いついた順ではなく、相手が理解しやすい順番 で伝えることが大切です。
1. 最初に「何を相談したいか」を短く伝える
相談をわかりやすくするうえで、いちばん大切なのは、最初にテーマをはっきりさせることです。
いきなり細かい説明から入ると、相手は
「これは何の相談なのだろう」
と探りながら聞くことになります。
そこで、まずは一言で相談の内容を示します。
例
- 仕事の進め方について相談があります。
- 日程の調整についてご相談したいことがあります。
- 対応方法に迷っている件があり、相談させてください。
これだけでも、相手は話の方向をつかみやすくなります。
2. 背景は必要な分だけ伝える
相談では背景説明も必要ですが、長すぎると要点が見えにくくなります。
背景は、相手が状況を理解するのに必要な分だけ伝えるのがコツです。
伝えるとよいこと
- いつから起きていることか
- 誰が関係しているか
- 今どういう状況か
- 何が問題になっているか
例
現在、取引先への返信内容について判断に迷っています。
先方から追加の要望をいただいたのですが、そのまま受けるべきか、社内で再確認すべきか悩んでいます。
このくらいの長さなら、背景として十分わかりやすいです。
3. 「困っていること」を具体的にする
相談がぼんやり聞こえるのは、困りごとの部分が抽象的だからです。
たとえば、
- ちょっと困っています
- どうしたらいいかわかりません
- 進め方に悩んでいます
これだけでは、相手は何に対して困っているのかをつかみにくいことがあります。
そこで、困りごとを少し具体的にします。
例
- 返信を今すぐすべきか、社内確認を優先すべきか判断できません。
- どこまでこちらで決めてよいのかが分かりません。
- 相手への伝え方をどうするのがよいか迷っています。
「何に迷っているのか」が見えると、相談はかなりわかりやすくなります。
4. 事実と気持ちを分けて伝える
相談では、事実と気持ちが混ざると話が見えにくくなることがあります。
たとえば、
先方の言い方が少し強くて、こちらも急いで返すべきなのか迷っていて、なんとなく進めづらいです。
このような伝え方でも気持ちは伝わりますが、整理するともっとわかりやすくなります。
整えた例
先方から、本日中の回答を希望する連絡がありました。
ただ、社内確認がまだ終わっていないため、すぐに返答してよいか迷っています。
少し急かされているように感じており、対応の仕方を相談したいです。
まず事実を伝え、そのあとに気持ちを添えると、相手も理解しやすくなります。
5. どうしてほしいのかを最後に伝える
相談するときに意外と抜けやすいのが、相手に何を求めているか です。
- 意見がほしいのか
- 判断してほしいのか
- 一緒に整理してほしいのか
- 背中を押してほしいのか
ここが見えないと、相手はどう答えればよいか迷ってしまいます。
例
- この対応方針で問題ないか、ご意見を伺いたいです。
- どちらを優先すべきか、判断をお願いしたいです。
- まず考え方を整理したいので、相談に乗っていただけると助かります。
最後に一言あるだけで、相談がぐっと答えやすくなります。
相談をわかりやすくする基本の順番
相談は、次の順番で話すと整理しやすくなります。
- 何についての相談か
- 背景・状況
- 困っていること
- 自分が迷っている点
- 相手にお願いしたいこと
この流れで伝えると、相手は内容を追いやすくなります。
相談の伝え方の例
わかりにくい例
ちょっと相談したいことがあるのですが、取引先とのやりとりで少し困っていて、先方から追加の話も来ているんですが、どう返したらいいのか自信がなくて、こちらでも確認しないといけない気もしていて、急いだほうがいいのかも迷っています。
気持ちは伝わりますが、何が相談の中心なのかが少し見えにくいです。
整えた例
取引先への返信について相談があります。
先方から追加の要望をいただいているのですが、すぐに返答するべきか、先に社内確認をするべきか判断に迷っています。
この場合の進め方について、ご意見をいただけると助かります。
かなりすっきりして、相手も答えやすくなります。
メールやチャットで相談するときのコツ
文章で相談するときは、会話よりもさらに整理が大切です。
表情や声の調子が伝わらないため、要点が見えやすい形にすると伝わりやすくなります。
コツ
- 1文を長くしすぎない
- 相談内容を最初に書く
- 背景と困りごとを分ける
- 必要なら箇条書きを使う
- 最後に「何を教えてほしいか」を書く
例
ご相談したいことがあります。
現在、〇〇の件で先方対応を進めています。
ただ、先方から追加要望をいただいており、そのまま受けるか、社内で再確認するか迷っています。
以下の点についてご意見をいただけますでしょうか。
- 先に社内確認を優先すべきか
- 先方への一次返信を入れるべきか
お手すきの際にご確認いただけますと幸いです。
わかりやすい相談にするための見直しポイント
相談の前に、次の点を見直すと整理しやすくなります。
- 何の相談か一言で言えるか
- 背景説明が長すぎないか
- 困っている点が具体的か
- 事実と気持ちが混ざりすぎていないか
- 相手にどうしてほしいかが見えているか
全部を完璧にしなくても、2〜3点意識するだけで伝わりやすさは大きく変わります。
まとめ
相談するときの伝え方をわかりやすくするには、思いついた順ではなく、相手が理解しやすい順番で整理することが大切です。
意識したいポイントは次のとおりです。
- 最初に相談のテーマを伝える
- 背景は必要な分だけにする
- 困っていることを具体的にする
- 事実と気持ちを分けて話す
- 最後に相手にどうしてほしいかを伝える
相談は、きれいに話すことよりも、相手が答えやすい形にすることが大切です。
少し順番を整えるだけで、伝わり方はかなり変わります。
まずは
「何について相談したいか」
「何に迷っているか」
「どうしてほしいか」
この3つを意識するだけでも、ぐっとわかりやすくなります。
