丁寧に書こうとすると、文章がどんどん堅くなってしまうことはありませんか。
失礼のないように気をつけているうちに、
- 回りくどい
- 読みにくい
- 距離を感じる
そんな文章になってしまうことがあります。
丁寧な文章は大切ですが、堅すぎると、かえって伝わりにくくなることもあります。
この記事では、丁寧さを保ちながら、少しやわらかく読みやすい文章にするコツを紹介します。
1. 一文を長くしすぎない
堅い文章になりやすい大きな理由のひとつは、一文が長いことです。
丁寧にしようとして言葉を足しすぎると、主語も用件も見えにくくなります。
たとえば、
本日ご連絡差し上げましたのは、先日ご共有させていただきました件につきまして、改めてご確認をお願いしたく存じたためでございます。
このような文章は、丁寧ではありますが、少し重たく見えます。
少し整理すると、ぐっと読みやすくなります。
本日は、先日お送りした件について、ご確認をお願いしたくご連絡いたしました。
丁寧さを残しながら、すっきりした印象になります。
2. むずかしい言い回しを増やしすぎない
丁寧な文章にしようとして、必要以上にかしこまった表現を重ねると、不自然に見えることがあります。
たとえば、
- いただけますでしょうか
- させていただいております
- 〜のほど、何卒よろしくお願い申し上げます
こうした表現は間違いではありませんが、続くと重たく感じられます。
やわらかく整えるなら、
- ご確認いただけますと幸いです
- お送りいたします
- よろしくお願いいたします
くらいでも十分丁寧です。
3. 用件を早めに書く
丁寧に書こうとすると、前置きが長くなりすぎることがあります。
もちろん、あいさつは大切です。
ただ、いつまでも本題に入らないと、読み手は少し疲れてしまいます。
たとえば、
「本日は、資料送付の件でご連絡いたしました。」
のように、早めに目的を出すとわかりやすくなります。
丁寧さは、遠回しにすることではなく、相手が理解しやすいように整えることでもあります。
4. やわらかい言葉を少し混ぜる
堅さをやわらげたいときは、やさしい表現を少し加えるのも効果的です。
たとえば、
- 恐れ入りますが
- お手数をおかけしますが
- もし可能でしたら
- 差し支えなければ
こうした言葉は、依頼や確認の印象をやわらかくしてくれます。
ただし、入れすぎると逆に長くなるので、必要なところだけ使うのがコツです。
5. 「丁寧」と「自然」の両方を意識する
丁寧な文章は、正しさだけではなく、自然さも大切です。
たとえば、文法的には整っていても、普段あまり使わない表現が続くと、少し距離を感じる文章になります。
読みやすく、感じよく見える文章は、
- 失礼ではない
- わかりやすい
- 重たすぎない
この3つのバランスが取れています。
まとめ
丁寧だけど堅すぎない文章を書くためには、次のことを意識すると整えやすくなります。
- 一文を長くしすぎない
- かしこまりすぎた表現を重ねない
- 用件を早めに書く
- やわらかい一言を適度に添える
- 正しさだけでなく自然さも見る
丁寧な文章は、難しい言葉を並べることではありません。
相手が読みやすく、気持ちよく受け取れるように整えることです。
少しだけ言葉を軽くするだけで、文章の印象はぐっとやわらかくなります。
